Placé·e sous la responsabilité du chef de pôle Support, vous serez chargé·e des missions suivantes :
Activités et missions :
– Accueil téléphonique et physique au secrétariat
– Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent,
– Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur,
– Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques,
Organisation et suivi des activités du CCAS
– Organiser l’agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du directeur
– Rappeler les informations importantes et transmettre les messages
– Rédiger/élaborer divers documents (courriers, convocations, comptes-rendus de réunions, décisions, organigramme…)
– Assurer le suivi du rendu exécutoire des actes (transmission au contrôle de légalité, mise en ligne,
notification)
– Créer et alimenter des tableaux de suivi (congés, suivi des activités …)
– Assurer la gestion administrative des évaluations de la direction
– Participer à l’organisation administrative et logistique du Conseil d’administration
– Assurer le suivi des congés et autres absences
– Organiser les réunions pour la direction (convocation, logistique,…)
– Gérer le registre des actes du CCAS
– Gérer le courrier
– Relire et gérer les parapheurs
– Relations avec les élus du CCAS, le Cabinet, la Direction générale et les services municipaux
Assister le responsable du Secrétariat Général
– Participer à la diffusion de l’information au sein de la direction,
– Réceptionner et dispatcher les courriers auprès des différents services du CCAS
– Organisation, vérification et traçabilité des parapheurs,
– Participe à la gestion administrative du Secrétariat général : courrier, note, tableau d’activité de bord, compte-rendu, classement, archivage,
– Participer à la mise en place des réunions de travail avec les responsables,
– Participer à l’organisation administrative des réunions stratégiques et des grandes manifestations : Semaine bleue, plan canicule.
– Suivi des congés : réceptionner et centraliser les demandes,
Participer à la gestion et au suivi des instances délibérantes
– Participer à la mise en œuvre logistique du Conseil d’Administration : réservation de la salle, calendrier rétroactif, notification sur l’agenda,
– Participer à la préparation et au suivi de la mise en ligne sur l’Intranet des Délibérations, Arrêtés, Procès verbaux… ,
Classement, archivage
Activités et missions ponctuelles :
– Renfort administratif ponctuel aux autres pôles du CCAS (polyvalence)
– Participation à des manifestations organisées par le CCAS
Compétences requises :
– Connaissance du fonctionnement d’une collectivité territoriale et des instances délibératives,
– Connaissance des partenaires institutionnels,
– Maîtrise des circuits et procédures administratives,
– Maitrise des techniques de secrétariat (dactylographie, sténographie, prise de notes, bureautique Word et Excel, progiciel de gestion des ressources humaines, publipostage, classement etc …)
– Maitrise des techniques d’organisation et de planification,
– Maitrise des techniques d’élaboration de tableau de bord et outils de planification et de suivi
– Qualités rédactionnelles et d’expression,
– Sens du service public et qualités relationnelles,
– Rigoureux·se, organisé·e et méthodique
– Discrétion professionnelle et loyauté
Les candidatures (lettre de motivation + curriculum vitae) sont à adresser à la direction des ressources humaines par courrier ou par courriel à mobilité@sarcelles.fr.